OmniFocus 2 gehörte zu meinen meistgenutzten Anwendungen. Sei es im privaten oder geschäftlichen Umfeld – die Aufgabenverwaltung war mein treuer Begleiter durch den Alltag. Umso grösser war meine Neugier auf die Neuerungen, die der Nachfolger OmniFocus 3 bereithielt. Dazu zählten eine überarbeitete Benutzeroberfläche, angepasste Layouts sowie die neue Möglichkeit, Tags mit Aufgaben zu verknüpfen.

Klar strukturierte Benutzeroberfläche

Die Vorgängerversion beeindruckte mich unter anderem mit der klar strukturierten Benutzeroberfläche. Sie baute auf den Layout-Grundzügen der macOS Anwendungen wie Keynote, Pages oder Numbers auf und ermöglichte mir mich schnell zurecht zu finden. Die neue Version der Aufgabenverwaltung knüpft auf der ursprünglichen Grundlage auf und sorgt unter anderem mit einem kräftigeren Farbkontrast für eine noch bessere Orientierung.

OmniFocus 3 - Benutzeroberfläche
OmniFocus 3 – Benutzeroberfläche

Die Symbolleiste wurde im klassischen Design gehalten und nutzt die schmale Fläche optimal aus. Standardmässig sind die wichtigsten Funktionen wie Seitenleiste ein- und ausblenden, neue Aufgabe erfassen oder die Suche griffbereit. Ähnlich wie in den Anwendungen Mail, Safari oder Notizen kann auch die Symbolleiste in OmniFocus 3 den eigenen Bedürfnissen angepasst werden.

Benutzern, die bereits die Vorversion im Einsatz hatten, dürfte die überarbeitete linke Seitenleiste sofort auffallen. Durch den dunklen Hintergrund rückt die Leiste etwas in den Hintergrund und lenkt damit die Aufmerksamkeit auf den eigentlichen Arbeitsbereich. Am linken äusseren Rand verbergen sich Symbole, die in knalligen Farben gehalten wurden und die Aufgabenbereiche wie Eingang, Projekte oder Vorausschau kennzeichnen. Die Symbole wurden passend gewählt und ermöglichen dem Benutzer sich schnell zurechtzufinden. Abhängig von der getroffenen Auswahl wechselt der Inhalt im angrenzenden Bereich der Seitenleiste. Werden beispielsweise Projekte ausgewählt, so blenden OmniFocus 3 alle erfassten Projekte ein.

OmniFocus 3 - Seitenleiste
OmniFocus 3 – Seitenleiste

Die Bereiche auf der Seitenleiste dienen zur Selektion der Aufgaben, die in der Spaltenansicht aufgeführt werden sollen. Wird beispielsweise der Tag „Besprechung“ in der Leiste ausgewählt, werden in der Spaltenansicht alle Aufgaben mit diesem Tag aufgeführt. Welche Informationen in der Spaltenansicht aufgeführt werden sollen, kann in den Einstellungen festgelegt werden. Die Ansicht kann so den eigenen Bedürfnissen angepasst werden und nur die Daten einblenden, die für den Benutzer relevant sind.

OmniFocus 3 kommt mit zwei Themen daher, die an das Erscheinungsbild von macOS Mojave ausgerichtet sind: hell und dunkel. Während das helle Thema die Seitenliste, Spaltenansicht und Inspector klar voneinander trennt, leidet aus meiner Sicht im dunklen Darstellungsmodus die visuelle Abgrenzung dieser Bereiche.

Aufgaben von überall aus erfassen

Mir gefallen die verschiedenen Möglichkeiten, die OmniFocus 3 für eine Aufgabenerfassung bietet. So verbergen sich in der Werkzeugleiste zwei Funktionen, die entweder eine Aufgabenerfassung im Anwendungs- oder im separaten Fenster ermöglichen. Das separate Fenster kann zudem über ein Tastaturkurzbefehl erreicht werden und schafft damit eine flexible Aufgabenerfassung unabhängig von der aktuell verwendeten Anwendung. Es ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um sich spontane Gedanken schnell und einfach zu notieren.

OmniFocus 3 - Aufgabe erfassen
OmniFocus 3 – Aufgabe erfassen

Neben der eigentlichen Aufgabenbezeichnung können unter anderem Projekt, Fälligkeitsdatum, Notizen und neu in der Version 3 auch Tags erfasst werden. Die Felder lassen sich grundsätzlich bequem mittels der Tab-Taste erreichen. Welche Details erfasst und angezeigt werden sollen, kann ebenfalls in den Einstellungen festgelegt werden.

Neu mit Tags

Unter dem Getting Things Done Ansatz, dem OmniFocus mit den früheren Versionen folgte, gab es keine Tags die einer Aufgabe hätten zugeordnet werden können. Stattdessen wurden in der Anwendung sogenannte Kontexte verwendet. Ein Kontext kennzeichnete beispielsweise einen Ort, eine Person oder eine Handlung. Doch eine Aufgabe konnte nur mit einem Kontext versehen werden, was die Handhabung ziemlich einschränkte.

Mit der dritten Version der Aufgabenverwaltung distanzierte sich das Entwicklerteam von den Kontexten und integrierte stattdessen die flexiblen Tags. Den Aufgaben können nun beliebige Tags hinzugefügt werden. Sollten Schlagwörter bereits einmal erfasst worden sein, so ergänzt OmniFocus 3 automatisch die Eingabe und verhindert dadurch Doppeleinträge. Trotzdem kann nicht ausgeschlossen werden, dass mehrere Begriffe mit ähnlicher oder identischer Bedeutung erfasst werden. Hier hilft nur eine regelmässige Durchsicht der eigenen Tag-Bibliothek.

OmniFocus 3 - Tags
OmniFocus 3 – Tags

Aufgeräumte Vorausschau

Das Herzstück von OmniFocus 3 bildet die Vorausschau. Dieser Bereich informiert in einer Listenansicht über alle überfällige, fällige sowie zukünftige Aufgaben. Neben dem dominanten Titel können auch mit einer Aufgabe verknüpften Projekte, Tags, Fälligkeitsdatum, geschätzte Dauer, Notizen sowie Markierungen dezent aufgezeigt werden. Der Arbeitsbereich erlaubt dabei den Inhaltsumfang individuell festzulegen. So kann beispielsweise die geschätzte Dauer einer Aufgabe aus der Ansicht entfern werden, sollte diese Information nicht relevant sein.

Die Vorausschau wirkt klar strukturiert und aufgeräumt. Die wenigen Farbmarkierungen sind passend gewählt und helfen der Orientierung. Neben den Aufgaben können in der Liste auch Kalenderereignisse eingeblendet werden. Mit der dritten Version der Anwendung werden die Kalenderereignisse fliessend mit den Aufgaben statt zu Beginn aufgeführt. Dank dieser Neuerung kann die Planung in chronologisch Reihenfolge erfolgen.

OmniFocus 3 - Vorausschau
OmniFocus 3 – Vorausschau

Die Vorausschau informiert nicht nur, sondern erlaubt auch Einträge zu bearbeiten. So können alle Information, die in dieser Ansicht verfügbar sind, nacherfasst, korrigiert oder gelöscht werden. Sollten bestimmte Felder in der Ansicht nicht verfügbar sein, so lässt sich der sogenannte Inspector in der rechten Seitenleiste einblenden. Inspector erlaubt alle Elemente einer Aufgabe bequem zu editieren. Darüber hinaus können in diesem Bereich Sequenzen für wiederkehrende Aufgaben festgelegt werden.

Wiederkehrende Aufgaben

Einige Aufgaben erledigen wir immer wieder. Ich beispielsweise begleiche jeweils Ende Monat meine Rechnungen, erstelle alle zwei Wochen ein Backup meines iPhones und verfasse jeden Montag einen Bericht. Trotz der Regelmässigkeit können solche Aufgaben im turbulenten Alltag untergehen. OmniFocus 3 ermöglicht diese mit umfangreichen Optionen zu planen. So lassen sich beispielsweise Aufgaben hinterlegen, die jeweils alle zwei Monate am zweiten Dienstag zu erledigen sind.

Effizienter Umgang mit Perspektiven

Aus der Sicht von  ist die Vorausschau nichts anderes als eine Perspektive. Es handelt sich um die Art und Weise, wie die Aufgaben dargestellt werden. In der Standardversion zeigt die Anwendung alle Aufgaben nach Datum. Mit der Pro-Version können benutzerdefinierte Perspektiven erstellt werden, die einen noch effizienteren Umgang mit den Aufgaben ermöglichen. Die Funktion kann mit dem intelligenten Postfach in Apples Mail verglichen werden. Die Anwendung hält eine Vielzahl an Filterkriterien und gruppier Möglichkeiten bereit. Für den schnellen Zugriff können die erstellten Perspektiven auf der linken Seitenleiste festgehalten und mit einem farbigen Symbol versehen werden. Mit OmniFocus 3 können auch die neu integrierten Tags für die Filterung der Aufgaben beigezogen werden.

Pro Funktionen

Ähnlich wie bei der Vorgängerversion bietet The Omni Group auch OmniFocus 3 in einer Standard- sowie erweiterten Pro-Version an. Neben den erwähnten benutzerdefinierten Perspektiven zählen zu der Pro-Ausführung Funktionen wie Fokus Modus, benutzerdefinierte Seitenleiste sowie Unterstützung für AppleScript. Der Funktionsvergleich der beiden Ausführungen kann der offiziellen Webseite entnommen werden.

Fazit

OmniFocus ist seit Jahren meine bevorzugte Anwendung für das Aufgabenmanagement auf dem Mac. Nicht nur die klar strukturierte Benutzeroberfläche, sondern auch die flexible Handhabung ermöglichen mir Tag für Tag meine Aufgaben effizient zu verwalten. Die neue Version wertet die Anwendung mit einigen bedeutenden Funktionen auf, behält aber die ursprünglichen Grundzüge bei. OmniFocus 3 richtet sich vor allem an Benutzer, die eine flexible Anwendung mit einem hervorragenden Funktionsumfang suchen. Zusammen mit der iOS Version wird das Aufgabenmanagement optimal ergänzt.

OmniFocus 3 kann im Mac App Store als 14-tägige Demo heruntergeladen werden. Die Standard- und Pro-Versionen werden jeweils über In-App Kauf aktiviert. Benutzer der älteren Version können OmniFocus 3 zum günstigeren Upgrade-Preis erwerben.

Auch die iOS Versionen können im App Store als 14-tägige Demo heruntergeladen werden. Die Standard- und Pro-Versionen werden ebenfalls über In-App Kauf aktiviert.

Verfasse ein Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.